Outils ubiquitaires et nouveaux usages professionnels





Le contexte


De nouveaux outils de travail facilitant le travail collaboratif à distance ont été déployés auprès de plusieurs dizaines de milliers de salariés il y a quelques mois.

Ces applications professionnelles ont la particularité d’être utilisables depuis n’importe quel équipement disposant d’un accès Internet.

Le déploiement de ces nouveaux outils, couplés à l’augmentation récente de la pratique du télétravail, peut entrainer d’ importantes transformations des situations de travail.



La demande du projet


Le projet attend des réponses concrètes sur les leviers à actionner pour améliorer l’expérience salarié de bout en bout depuis la formation en passant par la communication  jusqu’au parcours d’assistance.

Un second client, un groupe plurisdiciplinaire mis en place par la Direction des Ressources Humaines du Groupe, souhaite connaitre les impacts et les risques psycho-sociaux liés à l’usage de ces nouveaux outils.

Il est nécessaire de connaître les usages des salariés afin d’en comprendre les freins et les leviers,  pour prévenir à la fois les problématiques rencontrées à l’usage des produits et les impacts possible sur la qualité de vie au travail.


Méthodes employées


Dans le cadre d’une recherche plus large, des entretiens exploratoires avec une dizaine de salariés cibles ont été réalisés afin d’ entrevoir les principales hypothèses liées à ce déploiement de nouveaux outils.

Une revue de littérature scientifique sur le sujet vient appuyer la construction des hypothèses.

Un questionnaire est construit à partir de ces travaux préalables pour l’élaboration d’un sondage : 70 questions (mise en oeuvre en 12min) portants sur les freins et leviers à l’usage des nouveaux outils, les problématiques rencontrées et le changement ressenti dans le travail des salariés. 

Diffusé auprès de 18 000 salariés pendant près de 2 semaines, le sondage permet la collecte de plus de 2400 réponses.

Les données recueillies font l’objet d’une analyse statistique poussée, avec la prise en compte de différents aspects des profils des répondants (avec ou sans reponsabilité, ancienneté de l’installation des outils, etc...).

Un diagnostic ergonomique est réaliséé à partir des résultats de l’analyse en s’appuyant sur la revue de littérature scientifique et des recommandations sont formulées aux parties prenantes du projet.






     
     






Résultats



L’analyse du sondage a mis en lumière les freins et les leviers rencontrés par les utilisateurs dans l’usage des nouveaux produits. Les insights ont permis de travailler sur l’experience salarié de bout en bout et de développer différents axes de travail au sein de l’équipe projet: formation, communication, accompagnement managériale, chaine de soutien ...

L’analyse, couplée à un travail de revue scientifique, a également permis, dans une démarche diagnostique, de révéler les effets positifs générés dans le travail via l’usage de ces nouveaux outils (meilleure coordination dans les projets, plus grande efficacité dans le travail en équipe ...) mais aussi des risques portant sur la qualité de vie des employés:  hyperconnexion, surcharge informationnelle et communicationnelle engendrées par un manque de règles autour des pratiques communes de ces outils, etc ... Des recommandations ont été produits en conséquence.

Enfin, les résultats de ce sondage ont permis d’enclencher une réflexion sur une nouvelle stratégie d’assistance à construire pour répondre aux enjeux et besoins salariés de demain, le tout dans une symétrie des attentions.




Impacts



︎ L’analyse sur les freins et les leviers dans l’utilisation des outils a permis de structurer un Stream UX dans l’organisation agile. Cela apporte une plus grande visibilité aux enjeux UX dans le programme de transformation. Transversal, il s’empare  de différents axes de travail pour assurer la bonne mise en oeuvre de l’accompagnement des salariés et de l’amélioration de l’experience salarié par la mise en place de groupes de travail dédiés.

︎ La réflexion stratégique sur l’assistance aux outils a permis de construire un nouveau parcours digital implémenté progressivement. Des actions RH de formation et d’ organisation du coté des acteurs de la chaîne de soutien.

︎ Enfin, les récommandations issues du diagnostic ergonomique sur les impacts positifs et négatifs pour la QVT ont été validées et relayées par le groupe pluridicsciplnaire auprès de la RH Groupe.


2022